Du kennst es vielleicht: Ein neuer Mitarbeitender startet, doch die ersten Wochen laufen anders als erwartet. Die Leistung bleibt hinter den Erwartungen zurück, Aufgaben werden anders umgesetzt als besprochen oder es werden Forderungen gestellt, die du nicht erfüllen kannst. Schnell entstehen Missverständnisse, die Frustration auf beiden Seiten verursachen. Wäre es da nicht hilfreich, von Anfang an einen klaren Leitfaden zu haben, um diese Herausforderungen offen und ehrlich anzugehen?
In meinem vorherigen Artikel zum Thema erfolgreiches Onboarding habe ich bereits betont, wie wichtig Kommunikation für einen reibungslosen Start ist. Doch wie gelingt es, diese Gespräche so zu gestalten, dass wirklich alle Erwartungen geklärt und Missverständnisse vermieden werden? Der Schlüssel liegt in wiederkehrenden, strukturierten Gesprächen, bei denen professionelle Kommunikation, konstruktive Gesprächsführung und aktives Zuhören wichtiger sind als Zureden.
Warum wiederkehrende Gespräche wichtig sind
Gerade in der Anfangszeit sind viele Dinge unausgesprochen. Mitarbeitende sind unsicher, was sie fragen dürfen, und Vorgesetzte glauben oft, sie hätten alles Nötige bereits kommuniziert. Doch was in deinem Kopf klar erscheint, kommt beim Gegenüber vielleicht anders an. Gespräche bieten die Möglichkeit, Fragen zu klären, Erwartungen anzupassen und Sicherheit zu schaffen. Genau hier hilft ein Kommunikationstraining, um deine Gesprächsstrategie gezielt zu verbessern.
Der richtige Rahmen: Zuhören statt Zureden
Der größte Fehler in Onboarding-Gesprächen ist es, zu viel zu reden und zu wenig zuzuhören. Statt dem neuen Mitarbeitenden vorzuschreiben, wie alles zu laufen hat, solltest du mit Fragen Raum schaffen, in dem individuelle Sichtweisen geäußert werden können.
Fragen, die helfen, Bedürfnisse und Erwartungen zu erkennen:
• „Was läuft aus deiner Sicht gut, was könnte besser sein?“
• „Hast du alle Informationen, die du für deine Arbeit benötigst?“
• „Wie erlebst du die Zusammenarbeit mit dem Team?“
• „Gibt es Situationen, die dir aktuell noch schwerfallen?“
• „Was wäre aus deiner Sicht eine gute Lösung?“
Doch was, wenn die Vorstellungen auseinandergehen? Stell dir vor, dein Mitarbeitender wünscht sich mehr Struktur, doch dein Unternehmen setzt auf eine selbstorganisierte Arbeitsweise. Hier ist es wichtig, die Anforderungen klar zu kommunizieren und dennoch Raum für individuelle Anpassungen zu lassen:
• „Ich verstehe, dass du dir mehr Struktur wünschst. Unsere Arbeitsweise beruht jedoch stark auf Selbstorganisation, um Flexibilität und Eigenverantwortung zu fördern. Wie könnten wir gemeinsam eine Lösung finden, die dir Sicherheit gibt und gleichzeitig unser Arbeitskonzept berücksichtigt?“
• „Welche konkreten Rahmenbedingungen würden dir helfen, dich sicherer zu fühlen, ohne die Flexibilität einzuschränken?“
So wird klar kommuniziert, was erwartet wird, ohne den Mitarbeitenden vor den Kopf zu stoßen. Gleichzeitig wird eine offene Atmosphäre geschaffen, in der konstruktive Kommunikation möglich ist.
Die Macht der Zusammenfassung
Nach jedem Gespräch solltest du das Gesagte noch einmal zusammenfassen. Das zeigt Wertschätzung, verhindert Missverständnisse und sichert, dass ihr beide vom Gleichen sprecht. Formuliere dabei aktiv nach:
• „Wenn ich das richtig verstanden habe, siehst du die größten Herausforderungen aktuell in…?“
• „Du wünschst dir mehr Klarheit in Bezug auf…?“
• „Du hast gesagt, dass du dich bei … unsicher fühlst. Stimmt das so?“
Der Abschluss: Gemeinsam Entscheidungen treffen
Um sicherzugehen, dass alle wichtigen Punkte geklärt sind, stelle am Ende des Gesprächs offene Fragen wie:
• „Bist du damit einverstanden?“
• „Passt das so für dich?“
• „Hast du noch weitere Verbesserungsvorschläge?“
Diese Fragen zeigen deinem Gegenüber, dass seine Meinung wichtig ist, und sie schaffen die Grundlage für eine ehrliche, offene Feedbackkultur.
Fazit: Kommunikation als Erfolgsfaktor im Onboarding
Ein strukturierter Gesprächsleitfaden schafft Klarheit und Vertrauen. Er hilft, Missverständnisse frühzeitig zu erkennen und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Das ist nicht nur für den Erfolg des neuen Mitarbeitenden entscheidend, sondern auch für die langfristige Zufriedenheit im Team.
Denn Onboarding endet nicht nach der ersten Woche. Es ist ein Prozess, der davon lebt, wie offen und ehrlich ihr miteinander sprecht. Mit dem richtigen Leitfaden wird dieser Prozess nicht nur einfacher, sondern auch erfolgreicher.
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